Zdarza się że przedsiębiorcy wykorzystują w firmie samochód pożyczony od znajomych lub rodziny.Jak należy ewidencjonować korzystanie z pożyczonego samochodu? Czy trzeba spisywać umowę w przypadku wykorzystywania nie swojego auta działalności?
Przeczytaj artykuł!
Umowa użyczenia
W momencie gdy przedsiębiorca chce wykorzystywać w działalności samochód w ramach wypożyczenia od rodziny lub znajomych jest zobowiązany do sporządzenia umowy użyczenia.
Umowa użyczenia charakteryzuje się bezpłatnym udostępnieniem przez użyczającego do użytkowania biorącemu konkretnej rzeczy.
- W umowie użyczenia powinny być wskazane:
- strony które ją zawierają
- przedmiot umowy
- okres trwania (określony lub nie określony)
- ograniczenia i odpowiedzialności
- warunki zwrotu
- rozwiązanie umowy
- postanowienia końcowe
Użyczenie samochodu a przychód
Co do zasady nieodpłatne wzięcie do użytkowania pojazdu powoduje powstanie przychodu na zasadzie nieodpłatnego świadczenia od czego należy zapłacić podatek dochodowy.
Wartość nieodpłatnego świadczenie wylicza się na podstawie cen rynkowych tzn. równowartości jaką przedsiębiorca musiałby zapłacić przy wypożyczeniu podobnego pojazdu.
W KPIR należy ująć to poprzez dodanie dowodu wewnętrznego w przychodach firmy.
Ważne jest, że zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 125 ustawy o PIT zwolniona z podatku jest wartość nieodpłatnych świadczeń, jeśli są one świadczone przez osoby z I i II grupy podatkowej tj:
- małżonek,
- zstępni (dzieci, wnuki itp.),
- wstępni (rodzice, dziadkowie itp.),
- pasierb,
- zięć i synowa,
- rodzeństwo,
- ojczym i macocha,
- teściowie.
- zstępni rodzeństwa,
- rodzeństwo rodziców,
- zstępni i małżonkowie pasierbów,
- małżonkowie rodzeństwa i rodzeństwo małżonków,
- małżonkowie rodzeństwa małżonków,
- małżonkowie innych zstępnych.
Przykład 1
Pani Agata prowadzi działalności i wykorzystuje w niej samochód osobowy swoich rodziców z którymi zawarła umowę użyczenia. Czy Pani Agata powinna ująć nieodpłatne korzystanie z samochodu rodziców jako przychód z działalności?
Nie, rodzice są w I grupie osób od których przysługuje zwolnienie z podatku od nieodpłatnych świadczeń, w związku z tym Pani Aga nie powinna ujmować przychodu z tytułu wykorzystywania pojazdu rodziców w działalności.
Użyczenie samochodu a koszt uzyskania przychodu
Jeśli przedsiębiorca pożyczający samochód pokrywa koszty eksploatacyjne wówczas może uznać je za koszty uzyskania przychodu, które w przypadku wykorzystywania pojazdu w sposób mieszany wynoszą 75%, natomiast w przypadku wykorzystywania pojazdu wyłącznie w działalności 100% jednak wtedy należy prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu VAT w celu udowodnienia wykorzystywania pojazdu wyłącznie w działalności.
Użyczenie samochodu a VAT
W przypadku użyczenia samochodu który jest wykorzystywany zarówno do działalności jaki i prywatnie od wydatków eksploatacyjnych przysługuje odliczenie 50% VAT co zwiększa koszt uzyskania przychodu, natomiast pojazdom wykorzystywanym tylko w działalności przysługuje 100% odliczenia VAT pod warunkiem spełnienia obowiązków do których należą:
- złożenie w urzędzie skarbowym deklaracji VAT-26 nie później niż w ciągu 7 dni o poniesienia pierwszego wydatku
- obowiązek prowadzenia kilometrówki VAT
- wprowadzenia regulaminu użytkowania pojazdu w firmie
Przykład 2
Pani Magdalena wykorzystuje w działalności samochód na podstawie umowy użyczenia od swojej siostry, w związku z tym ponosi wydatki eksploatacyjne związane z pojazdem (paliwo, części, naprawy pojazdu), dodatkowo korzysta z pojazdu prywatnie. Czy te wydatki mogą stanowić koszt uzyskania przychodu Pani Magdaleny skoro samochód nie jest jej własnością?
Pani Magdalena ma prawo zaliczyć wydatki eksploatacyjne do kosztów uzyskania przychodu. Zgodnie z przepisami wydatki te są objęte limitem w wysokości 75% kwoty netto z faktury powiększonej o podatek VAT niepodlegający odliczeniu.
