Przedsiębiorcy prowadzący KPiR mają do wyboru dwie metody rozliczania kosztów uzyskania przychodów, kasową (metoda uproszczona) lub memoriałową. Gdy przedsiębiorca zdecyduje się na jedną z metod musi stosować ją konsekwentnie przez cały rok podatkowy i nie ma możliwości łączenia obu metod.

Metoda kasowa(zwana inaczej metodą uproszczoną)

Metoda kasowa, wynika z ogólnej zasady wyrażonej w art. 22 ust. 4 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
Metodę kasową mogą stosować podatnicy podatku dochodowego od osób fizycznych prowadzący Księgę Przychodów i Rozchodów.
Posługując się metodą kasową, co do zasady koszty księgujemy w KPiR zgodnie z datą poniesienia wydatku .Dodatkowym uproszczeniem tutaj jest brak podziału na koszty pośrednio i bezpośrednio związane z uzyskiwanym przychodem.
W myśl przepisu art. 22 ust. 6b ustawy o podatku dochodowym , przedsiębiorca większość swoich kosztów rozlicza z datą wystawienia faktury, co jest dla niego wielkim uproszczeniem.
Istotnym jest, że uproszczenie to nie dotyczy wszystkich kategorii tzw. kosztów. Wyjątek stanowią zgodnie z art. 6bb ustawy o PIT np. zaliczki na podatek dochodowy, wypłacone wynagrodzenia pracowników oraz składki ZUS -które księguje się w dacie ich faktycznej zapłaty.
Natomiast w przypadku zakupu towarów handlowych czy materiałów podstawowych koszty w podatku dochodowym księgujemy w momencie otrzymania dostawy, a najpóźniej przed przekazaniem ich do magazynu lub sprzedaży o czym mówi art 14 ust.1c ustawy o PIT.Ważne!
Koszty zgodnie z ustawą o rachunkowości to uprawdopodobnione zmniejszenie w okresie sprawozdawczym korzyści ekonomicznych o wiarygodnie określonej wartości, w formie zmniejszenia wartości aktywów, albo zwiększenia wartości zobowiązań i rezerw, które doprowadzą do zmniejszenia kapitału własnego lub zwiększenia jego niedoboru w inny sposób niż wycofanie środków przez udziałowców lub właścicieli.

Przykład 1.

Przedsiębiorca, który księguje koszty zgodnie z metodą kasową w KPiR otrzymał polisę, wystawioną 1 września 2018 r., obejmującą ubezpieczenie za okres od 1 września 2018 r. do 31 sierpnia 2019 r., z terminem zapłaty do 15 września 2018 r. W jaki sposób powinien zaksięgować ten wydatek?

Mimo że polisa obejmuje dwa lata podatkowe, całość powinna zostać ujęta jednorazowo w kol. 13 KPiR w dacie 01.09.2018 r ponieważ przedsiębiorca wybrał metodę kasową rozliczania kosztów.

Metoda memoriałowa

Przy tej metodzie koszty dzieli się na pośrednio i bezpośrednio związane z osiąganymi przychodami. Jest to bardzo istotne, ponieważ od tego zależy kiedy wydatek powinien zostać ujęty w KPiR.Ważne!
Koszty pośrednie to takie, których nie można jednoznacznie przyporządkować do konkretnego przychodu. Są to np. wydatki na reklamę, abonament telefoniczny, czynsz, ubezpieczenia sprzętu biurowego.
Koszty bezpośrednie to takie, które można bezpośrednio przyporządkować do uzyskanego przychodu czyli mające bezpośredni związek z wytwarzanym produktem bądź usługą.

Koszty pośrednio związane z osiąganiem przychodu a rozliczanie kosztów metodą memoriałową

Koszty pośrednio związane z uzyskaniem przychodu zalicza się do kosztów podatkowych w dniu wystawienia faktury. Wyjątkiem jest sytuacja gdy koszt dotyczy momentu przełomu roku ponieważ taki koszt dzieli się proporcjonalnie do roku podatkowego którego dotyczy.

Przykład 2

Przedsiębiorca otrzymał fakturę za prąd w grudniu 2018 r. Faktura ta obejmuje również opłaty za styczeń i luty 2019 r. jak powinien ująć fakturę w KPiR stosując metodę memoriałową rozliczania kosztów?
Podatnik musi dokonać podziału kosztu na lata podatkowe których ten koszt dotyczy, czyli jeśli przykładowo kwota ta wynosi 600 zł to 200 zł należy ująć w grudniu 2018 r. oraz 400 zł w styczniu 2019 r.

Koszty bezpośrednio związane z osiąganiem przychodu a rozliczanie kosztów metodą memoriałową

Według zasad określonych w art. 22 ust. 5-5c ,koszty bezpośrednie ujmuje się w roku w którym osiągnięte zostały odpowiadające im przychody, ale do dnia złożenia zeznania podatkowego.