Wraz z końcem roku przedsiębiorcy mają problem z ujęciem kosztów w odpowiednim okresie. Jak należy ujmować koszty na przełomie roku w KPIR oraz jak to wygląda na gruncie podatku dochodowego i podatku VAT?

Prawo do odliczania VAT z faktur z zakończonego roku

Zgodnie z zasadą ogólną prawo do obniżenia podatku należnego o naliczony następuje co do zasady w dniu dostarczenia towaru lub wykonania usługi, jednak nie wcześniej niż w dniu otrzymania faktury. Dodatkowo warto wiedzieć, że obniżenia podatku należnego można dokonać również w deklaracji podatkowej składanej za jeden z dwóch kolejnych okresów rozliczeniowych. Przy czym okresem może być miesiąc lub kwartał, zgodnie z wybraną formą rozliczeń. Co wynika wprost z ustawy o VAT art.86 ust. 10, 10d, 10e i 11.Ważne!
Zgodnie z art. 86 ust. 13 ustawy o VAT:
Jeśli podatnik nie skorzystał z możliwości obniżenia podatku należnego o naliczony, może tego dokonać przez dokonanie korekty deklaracji podatkowej za okres, w którym powstało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego.
Jednak nie później niż w ciągu 5 lat, licząc od początku roku w którym powstało prawo do obniżenia podatku należnego. Wyjątek stanowi wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów w tym przypadku okres ten liczy się od końca roku, w którym powstało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego.

Ujęcie w kosztach faktury z poprzedniego roku podatkowego - koszty na przełomie roku

Zgodnie z art. 22 ust. 6 ustawy o PIT, koszty na przełomie roku należy ujmować w KPIR w roku podatkowym którego dotyczą. Podatnik zapisów dotyczących pozostałych wydatków powinien dokonywać jeden raz dziennie, po zakończeniu dnia, nie później niż przed rozpoczęciem działalności w dniu następnym.
W przypadku zakupu towarów handlowych i materiałów podstawowych wpis do KPIR musi nastąpić niezwłocznie po ich otrzymaniu, nie później niż przekazanie ich do magazynu, przerobu czy sprzedaży.
Wyjątkiem jest rozliczanie kosztów za pomocą metody memoriałowej, w której koszty bezpośrednie księguje się w dacie osiągnięcia odpowiadających im przychodów.

Faktura z poprzedniego roku co do zasady powinna być ujęta w roku podatkowym którego dotyczy, niemniej jednak przedsiębiorca ma prawo zaksięgować fakturę za ubiegły rok podatkowy, jeśli się na to zdecyduje i dokona wpisu w KPIR za ubiegły rok podatkowy, konieczna będzie korekta wpisów w KPIR i zeznania rocznego jeżeli zostało już złożone.

Duplikat faktury pierwotnej z zeszłego roku wystawiony w nowym roku - rozliczenie na gruncie PIT i VAT

Jeśli przedsiębiorca otrzymał fakturę zakupu, która została ujęta w ewidencjach,a tym samym został odliczony podatek VAT i ujęty koszt, jednak doszło do jej zagubienia i przedsiębiorca wystąpił do kontrahenta z prośbą o duplikat faktury wówczas duplikatu nie należy księgować a jedynie przechowywać w dokumentach firmy.

Natomiast jeśli przedsiębiorca nie otrzymał faktury pierwotnej i wystąpił o duplikat to w przypadku podatku dochodowego momentem poniesienia kosztu jest data wystawienia duplikatu, w przypadku podatku VAT podstawą odliczenia również będzie duplikat faktury, czyli co do zasady VAT przedsiębiorca będzie mógł odliczyć w okresie rozliczeniowym, w którym otrzymał duplikat lub w dwóch kolejnych okresach następujących po okresie otrzymania duplikatu.

W przypadku gdy faktura pierwotna nie dotarła do przedsiębiorcy i przedsiębiorca wystąpił o duplikat, a duplikat faktury został wystawiony po zakończeniu roku podatkowego to na gruncie podatku dochodowego konieczne będzie cofnięcie się do momentu, w którym powinna zostać ujęta pierwotna faktura i w tym okresie zaksięgować koszt. W przypadku gdy zostało już złożone zeznanie roczne konieczna będzie jego korekta oraz przedstawienie uzasadnienia do US.
Podatek VAT natomiast należy odliczyć w miesiącu (kwartale) otrzymania duplikatu.

Przykład 1

Pani Joanna w lutym 2018 r. otrzymała duplikat faktury zakupowej z grudnia 2017 r.
Pierwotna faktura nie dotarła do Pani Joanny w związku z tym jak należy ująć duplikat faktury?
W tej sytuacji należałoby cofnąć się do okresu wystawienia faktury źródłowej, tj. do grudnia oraz w tym okresie zaksięgować koszt.Natomiast podatek VAT należy odliczyć w miesiącu (kwartale) otrzymania duplikatu.

Księgowanie faktury z poprzedniego roku w systemie wfirma.pl

Aby taką fakturę zaksięgować w systemie wfirma.pl należy przejść do zakładki WYDATKI » DODAJ » FAKTURA BEZ VAT i wybrać odpowiedni schemat księgowy.
W tej sytuacji konieczne będzie zaksięgowanie kosztów do poprzedniego roku z datą wsteczną, jednak nie wcześniej niż w ostatnim okresie rozliczeniowym.

Koszty na przełomie roku - jak ewidencjonować?

Kolejnym krokiem będzie dokonanie ręcznego wpisu do rejestru VAT zakupu zgodnie z datą otrzymania faktury. w tym celu należy przejść do zakładki EWIDENCJE >> REJESTR VAT ZAKUPÓW >> DODAJ WPIS. Pozycje wprowadzone w ten sposób nie zostaną przeniesione do Księgi Przychodów i Rozchodów i uwzględnione w podatku dochodowym. Wpisy te zostaną ujęte wyłącznie w deklaracji VAT-7/VAT-7K.

Koszty na przełomie roku - a duplikat faktury

Ze względu na fakt, że dokumenty księgowe powinny być ponumerowane zgodnie z numeracją nadaną przez KPIR, w tym przypadku również można zastosować uproszczenie księgując faktury do KPiR na ostatni dzień miesiąca, czyli 31 grudnia poprzedniego roku. Zaksięgowanie dowodu wstecz, z faktyczną datą poniesienia wydatku, wiązałoby się z ponownym przenumerowaniem całej dokumentacji, co w istocie jest bardzo pracochłonne.