W obrocie gospodarczym możemy spotkać różne rodzaje faktur. Jak rozpoznać czy otrzymana od kontrahenta faktura zawiera wszystkie niezbędne elementy i czy z danej faktury przysługuje odliczenie podatku VAT? Wyjaśnienie w poniższym artykule!

Budowa faktury

Faktura jest dokumentem zawierającym dane dotyczące transakcji, w zależności od rodzaju faktury różnią się one od siebie pewnymi elementami. Faktura zgodnie z art. 106 ust.1 ustawy o VAT z powinna zawierać co najmniej poniższe elementy:

  • datę wystawienia,
  • kolejny numer, który jednoznacznie identyfikuje fakturę,
  • imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy oraz ich adresy,
  • numer NIP sprzedawcy i nabywcy (chyba, że nabywcą jest osoba prywatna to numer ten nie jest wymagany)
  • datę dokonania lub zakończenia dostawy i datę otrzymania zapłaty,
  • nazwę (rodzaj) towaru lub usługi,
  • miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów, zakres wykonanej usługi,
  • cena jednostkowa towaru lub usługi (netto),
  • kwoty upustów lub obniżek cen, rabaty z tytułu wcześniejszej zapłaty,
  • wartość dostarczonych towarów, wykonanej usługi bez kwoty podatku (netto),
  • stawkę podatku,
  • sumę wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku,
  • kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku,
  • kwotę należności ogółem.

Rodzaje faktur

Faktura VAT- jest najbardziej popularnym dokumentem, który potwierdza sprzedaż lub zakup.
Na podstawie takiej faktury czynny podatnik VAT często korzysta z możliwości odliczenia podatku VAT, jednak należy mieć na uwadze, że nie zawsze można tego dokonać.
Zgodnie z art. 88 ustawy o VAT, obniżenia podatku nie należy dokonywać w przypadku nabycia m.in:

  • usług noclegowych i gastronomicznych
  • transakcja udokumentowana fakturą nie podlega opodatkowaniu albo jest zwolniona od podatku
  • wystawione faktury, faktury korygujące lub dokumenty celne:
    *stwierdzają czynności, które nie zostały dokonane
    *podają kwoty niezgodne z rzeczywistością
  • Obniżenia kwoty podatku należnego nie stosuje się również w przypadku podatników, którzy nie są zarejestrowani jako czynni podatnicy VAT
  • Faktura jest bez akceptacji sprzedawcy

Faktura bez VAT - taką fakturę wystawiają podmioty podmiotowo lub przedmiotowo zwolnione z VAT, należy pamiętać, że w przypadku zwolnienia ze względu na rodzaj prowadzonej działalności faktura musi zgodnie z art. 106e ust. 1 pkt 19 zawierać przepis, na podstawie którego podatnik stosuje zwolnienie od podatku.

Faktura uproszczona - Zgodnie z art.106e ust. 5 pkt. 3 ustawy o VAT jeśli kwota transakcji nie przekracza 100 EUR w walucie polskiej 450 zł podatnik może wystawić fakturę uproszczoną z wyjątkiem:

  • sprzedaży wysyłkowej z terytorium kraju i sprzedaży wysyłkowej na terytorium kraju
  • sprzedaży, dla której nie jest na fakturze podawany numer NIP
  • wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów
  • dostawy towarów i świadczenia usług na rzecz podmiotów z państw członkowskich (innych niż Polska), gdy zobowiązanym do zapłaty podatku jest nabywca.

Faktura marża - fakturę tą mogą wystawić sprzedawcy usług turystycznych, dzieł sztuki, towarów używanych oraz przedmiotów kolekcjonerskich czy antyków.
Faktura marża jest korzystnym rozwiązaniem dla sprzedawcy ponieważ płaci on podatek VAT nie od całej wartości transakcji, a wyłącznie od kwoty marży.
Nabywca w przypadku otrzymania faktury VAT marża nie ma możliwości odliczenia podatku VAT naliczonego.

Faktura VAT RR - zgodnie z art. 118 ustawy o VAT dokumentuje transakcje dokonywane pomiędzy czynnym podatnikiem VAT, a rolnikiem ryczałtowym. Ta faktura różni się istotnie od innych faktem, że jest wystawiana przez nabywcę, w dwóch egzemplarzach z czego oryginał otrzymuje dostawca a kopię nabywca. Faktura ta powinna zawierać oznaczenie, że jest to faktura VAT RR oraz oświadczenie dostawcy produktów rolnych w brzmieniu: „Oświadczam, że jestem rolnikiem ryczałtowym zwolnionym od podatku od towarów i usług na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 3 ustawy o podatku od towarów i usług.”.Ważne!
Rolnik ryczałtowy - to rolnik dokonujący dostawy produktów rolnych pochodzących z własnej działalności rolniczej lub świadczący usługi rolnicze, korzystający ze zwolnienia od podatku VAT co regulują przepisy ustawy o VAT art. 43 ust. 1 pkt 3.
Faktura zaliczkowa - jest to faktura wystawiana w przypadku gdy część opłaty jest uiszczana przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonania usługi. Faktura powoduje obowiązek rozliczenia podatku VAT w momencie otrzymania zapłaty.

Faktura końcowa - jest dokumentem kończącym daną transakcję. Wskazuje kwotę pozostałą do zapłaty oraz kwoty już uregulowane na podstawie wystawionych faktur zaliczkowych. Jeśli faktury zaliczkowe opiewają na całkowitą wartość zamówienia, to nie ma już konieczności wystawiania faktury końcowej.
Zgodnie z art. 106f ust. 3 Ustawy o VAT faktura końcowa powinna zawierać również wykaz numerów faktur zaliczkowych wystawionych przed dostawą towaru lub wykonaniem usługi.

Faktura korygująca - jest to faktura, która służy do poprawiania błędów faktury pierwotnej.
Zgodnie z Art. 106j ust. 1 fakturę korygująca należy wystawić w przypadku:
1) udzielono obniżki ceny w formie rabatu,
2) udzielono opustów i obniżek cen,
3) dokonano zwrotu podatnikowi towarów i opakowań,
4) dokonano zwrotu nabywcy całości lub części zapłaty,
5) podwyższono cenę lub stwierdzono pomyłkę w cenie, stawce, kwocie podatku lub w jakiejkolwiek innej pozycji faktury

Faktura ta musi zawierać wyraz “Faktura korygująca” lub “korekta”, a także uzasadnienie korekty.
W przypadku wystawienia faktury korygującej zawsze warto posiadać potwierdzenie odbioru od kontrahenta.

Faktura pro-forma - służy jako informacja m.in o cenie towaru czy usługi. Należy pamiętać, że nie jest dokumentem księgowym i nie jest ujmowana w rejestrach VAT, ani w KPIR ani w Ewidencji przychodów.